助您摆脱文件管理羁绊 专注核心业务发展

　　作为全球汽车品牌排名前几位的汽车厂商之一，某日本汽车厂商在中国市场上的表现格外令人瞩目。2007年上半年，这家汽车厂商在中国的销售量同比增长70%以上。同时，这家公司高层透露希望到今年年底，在中国的经销店能从约400家增加到500家。

　　取得如此喜人的销售业绩，离不开公司优质、多样的产品，多元化的市场营销模式以及科学、系统的管理。这其中也包含了一些优化工作流程、提升企业效能的细微之处，例如这家汽车厂商在产品文件管理方面作出的改善，就是有目共睹的。

　　“小”工作，大影响

　　富士施乐是这家汽车厂商多年的合作伙伴，主要从文件管理层面为该公司提供服务、并以此协助这家公司提高工作效率，专注核心业务发展。为此，富士施乐在几年前派遣了一支专业的顾问团队，深入到这家公司的日常工作现场，并做了详细的调查和分析。他们发现，随着这家汽车厂商在中国市场的经销商和销售门店与日俱增，业务经理常常需要耗费大量时间和精力用于与合作伙伴的协调、产品资料和产品信息处理等非核心业务上，而无法将更多精力放在销售业务的拓展上。

　　例如，公司的汽车销售主要是通过经销商来实现，而且每年公司要在中国市场推出很多新车型。然而过去可能会有这样的情况发生，新的4S店开张时，汽车服务手册和新车宣传资料还没到货;4S店更换店面时地址变更的信息也不能及时更新;除此之外，新车手册等文件的管理都是采用人工记录的方式，经销商、客户在询问或查找有关产品文件时非常不方便，甚至会产生差错。“像这些关系到汽车手册等文件、信息管理的问题如果出现，将耗费我们大量的时间和精力来协调。”随着该品牌的汽车在中国市场上占有率不断增长，其经销商和4S店的数量也越来越多，这些问题在当时也越来越凸现。该公司相关负责人表示“象新车资料核实、订购等这些和汽车产品相关的文件内容制作、分发、查找等工作的管理十分繁杂，我们很希望公司业务经理能从这些事务性的工作中脱离出来，专心进行业务拓展。”

　　PDMS服务改善产品文件管理流程

　　富士施乐向这家汽车厂商分析了产品文件的重要性、以及如何改善管理流程从而提高核心业务的效率，并根据多年的文件管理经验与优势向该公司提供了一套完整的解决方案——PDMS产品文件管理服务。富士施乐提供的PDMS产品文件管理服务是一种对企业所有与产品相关的文件资料进行管理的服务，内容涉及产品文件资料的翻译、制作、订购、物流等整个环节，它采用的“一站式”服务模式，可帮助该汽车厂商管理整个流程中的其他供应商。与此同时，应用了PDMS服务后，该公司人员也不必再和各地经销商一一确认产品文件的订购、库存等问题。

　　“应用了富士施乐PDMS服务后，我们所有经销商对产品文件资料的订购处理都有着标准化的管理流程。”公司有关人员介绍到，富士施乐在公司的现场设置了专门的服务窗口，并安排专业人员来接待经销商和公司内部所有的汽车手册等产品文件的订货要求，通过先进的系统自动匹配其所需要的相关资料。比如，这家汽车厂商在全国的几百个经销商可以通过互联网进入相关的数字管理平台，对于新车上市时必须采购的产品文件下订单，订单系统会自动组合需要的各种产品文件，经销商门店只需下一次订单就可订到全部相关的产品文件。然后系统会自动告知现场的服务平台。待服务平台确认信息无误后，富士施乐就会协调完成印刷制作，并通过物流直接送到经销商处，无需仓储的过程。

　　另外，如果在销售过程中出现资料短缺的情况，经销商也不必专程去厂商索要资料。他们可以登陆网络并进入数字管理平台，直接输入要求，服务人员就会根据接收的这些需求信息，经过正常的审批程序之后下达印刷制作任务。如果经销商的要求超过了企业所规定的权限，系统会提示需要经过特殊的审批才能进行定制生产。同时，系统的追踪功能也能使经销商和厂商随时了解各种进度，这样一来，汽车厂商的相关人员就无须再为汽车的产品文件管理费心，在需要的时候登陆数字管理平台便可了解详细情况。

　　该公司运用PDMS服务进行了产品文件流程方面的统一管理，并得到了改善：首先，实现了产品文件的数字化流程管理，开发了为经销商度身定制的数字化管理平台，实现了下订单、订单接收、订单核实确认、配送等步骤的电子化流程，提高了资料、文件的印刷和管理流程的效率和准确率。其次，加快了产品文件分发的流程周期，协助新店按时开业。优化了货物库存进出的程序、规范了经销商的费用支付并维持了安全合理的库存数量，从而减少并控制了运作成本。更为主要的是，PDMS服务释放了更多内部资源用于核心业务，帮助企业人员处理繁琐重复的非核心业务，包括代替该公司业务经理回复一些经销商的简单问题或要求，令他们能将更多的时间和精力用于企业发展的核心业务上。

　　文件管理，势在必行

　　一直以来，很少有企业把文件、信息的科学有效管理作为一种提高效率、提升竞争力的问题来对待。而作为全球排名前几位的汽车厂商，该公司在中国市场快速发展和经销店面不断增加的初期就及时意识到了文件管理的重要性，采用了富士施乐PDMS产品文件管理服务，达到了世界级的、领先的管理与服务水平，并将以此应对更多市场挑战。

　　这一事例，也将为其他企业带来一些启发——文件的管理将是企业运营过程中不可忽视的一项工作，需要企业予以充分的重视。