照着学没错 揭开办公Office软件打印窍门

  【天极网办公频道】一般人来说，打印Office文档是一件再简单不过的事情了，执行“文件→打印”命令(快捷键为Ctrl P)，设置好打印的页码及份数，再点击“确定”就可以了。实际上，在这个简单的打印操作中，有着许多的小技巧，把握了它们，不但能提高工作效率，还能节约纸张成本呢。

  窍门1：为Word打印提速

  有时我们只是要校对文稿，不要求太高的打印质量，只希望能打印得快一点，可按下面的方法进行操作：执行“文件→打印”命令调出打印窗口，单击其左下角“选项”按钮，又会打开一个打印选项窗口，勾选“草稿输出”项，确定即可。草稿输出能大大提高打印的速度，但是将无法打印非凡格式或图形。另外需要注重的是：有些打印机不支持草稿输出，大家可查阅相关的说明文件。

  窍门2：削足适履 缩放打印

  假设当前的文档版式是按A4大小排版设计的，但是又想使用B5的纸进行打印，这时该怎么办呢？假如重新按B5大小来调整版面，页数少的话还可以，假如有十几甚至上百页，那工作量可就非同小可了。此时可通过下面的方法来解决：

  执行“文件→打印”菜单命令，调出打印对话框，单击“缩放”下的“按纸型缩放”，选择“B5”(可以根据实际需要选择其他的纸型)，确定后打印即可，Word会自动缩小字体和图形的大小，使其与B5纸张的大小相匹配。注重，在PowerPoint中有类似的打印功能，名为“根据纸张调整大小”。

  窍门3：以一当十省纸张

  有时为了打印图书的校对草稿或多页小册子，可将多页内容，如4页的内容拼到一页上进行打印，这样可以有效节约纸张。方法很简单，在打印对话框的“缩放”中，单击“每页的版数”，选择“4 版”项，打印即可。Word答应的最大拼版数为16个版。

  窍门4：快速打印Word快捷键

  熟练使用快捷键，可以大大提高工作效率，但是Word中的快捷键太多，刚开始的时候总是记不住，我们不妨将Word的所有快捷键打印出一份列表，以备随时参考：单击“工具→宏→宏”菜单命令，再单击“宏的位置”下拉按钮，选择“Word 命令”，然后在“宏名”框中选择“ListCommands”项，并单击“运行”按钮;接着会弹出一个对话框中，选中“当前菜单和快捷键设置”项，单击“确定”后即可生成当前所有菜单和快捷键的列表;按Ctrl P键调出打印对话框打印该文档即可。

  窍门5：打印预览时也能编辑文件

  在Word中编辑好文件之后，一般我们都要先执行“文件→打印预览”命令察看一下，假如发现错误，大多数人都会返回编辑状态进行修改，然后再重新预览打印。其实，假如错误不复杂的话，在打印预览状态下也能修改文件：在预览状态下，光标为放大镜外形，此时单击工具栏上的放大键按钮，光标将变为“I”形，此时便可做一些简单的编辑修改工作了，修改好之后再次单击放大镜按钮，返回预览状态，单击“打印”按钮打印就可以了。

  窍门6：Excel中彩色表格打印技巧

  为了突出显示某些数据，我们经常会为单元格设置非凡颜色和底纹。但假如你使用的是黑白打印机打印彩色的Excel表格，有可能影响察看表格中的文字。我们不必一一替换表格的颜色，只需在页面设置中动一点小手脚就可以解决这一问题：执行“文件→页面设置”命令打开页面设置对话框，选中“工作表”标签下的“单色打印”项。以后再打印时，表格中的颜色和底纹将被忽略，这样还可以加快打印的速度。

  窍门7：只打印想要的那部分

  在同一个Excel工作表中可能包括了多个表格，假如你不想打印整个工作表，而只是要打印其中一部分的内容，可按照下面的方法执行：首先选中要打印的那部分内容，然后执行“文件→打印”命令调出打印对话框，在“打印内容”项中，选中“选定区域”项，确定后打印即可。

  窍门8：不打印Excel中的错误

  假如Excel工作表中存在错误，可以通过下面的方法，避免打印出这些错误的单元格中的数值：在页面设置对话框中的“工作表”标签下，单击“错误单元格打印为”下拉按钮，选择“空白”或“--”项就可以了。

  窍门9：PowerPoint也可拼版打印

  PowerPoint也可以实现拼版打印的效果，与Word的操作方法稍有不同。执行“文件→打印”命令调出打印对话框，单击“打印内容”下拉按钮，选择“讲义”项，这时右侧选项将被激活，根据需要，设置每页上的幻灯片数(最多9个)以及排列顺序。可以点击“预览”按钮观看效果，觉得满足的话，单击“打印”就可以了。