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联合利华文印管理案例 绿色植入每一根神经

天极网办公外设频道 2011. 08. 11 作者:办公频道新闻组 责编:许明
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  全面文印 让专业的人做专业的事

  在IT建设方面,联合利华并不崇尚自己花费大量的人力、物力去建设企业信息化,而是用专业的IT外包服务来补充自身的不足。沈锋说:“联合利华是一家集日化与食品的消费品制造企业,我们认为,应将自己的核心竞争力放在产品研发、客户服务上,把更好的产品交到消费者手上,是公司发展的关键,IT业务我们会交给专业人士去做。”因此,从2005年开始,联合利华中国就将所有IT管理服务外包给了惠普,包括IT热线响应中心与现场桌面支持、IT资产管理、多厂商基础架构管理及IT设备维护等。

  此后不久,联合利华中国与惠普又有了更进一步的合作,通过采用惠普的企业文印管理服务(MPS),将文印业务也交给惠普来做。

  联合利华对打印的服务要求很高。联合利华是一家食品及日化用品制造商,在食品以及日化产品的配方研究过程中,经常需要打印一些策划案,其旗下各大品牌的产品外包装及宣传册也需要不断地打印、测试、比较,才能得出最后的结果。这不仅需要打印机非常稳定高效,也对设备的色彩、多功能等提出了更细致的要求。

  而作为一家位于产业链中游的消费品制造商,联合利华中国与数量众多的上游原材料提供商和下游渠道商、分销商有非常密切的合作,需要很多订单、报表支持,所有的订单、报表都需要纸质文件作为记录的依据,这也对打印机提出了更专业的要求。

  “过去,联合利华中国并没有对文印设备实行集中、统一、规范的管理。哪个部门需要打印机了,就自己去买,有的部分资金较充裕,打印机的数量就更多了。” 沈锋说到,但在这种分散购买的模式下,从设备的购买、安装、维修到耗材购买,每个环节都很随意,出现了打印机型号较多、设备布局不合理、维修不及时、打印机的使用率参差不齐等情况。

  同时,随着公司业务的不断发展,问题越来越突出。打印机分散分布带来了效率低下,纸张和耗材浪费比较严重,打印质量无法保证等等,使得企业文印设备的可管理性越来越差。更重要的是,联合利华中国的IT人员很少,对文印设备的管理以及维护越来越力不从心。在这种情况下,对拥有近千台各种品牌文印设备的联合利华来说,如何有效管理这些设备是他们当时面临的一个很大的挑战。

  最终,联合利华中国决定与惠普打印及成像系统集团合作,把联合利华的文印服务全部外包给惠普,让惠普的专业文印工程师统一负责联合利华的文印设备,联合利华只需“按印付费”即可。

  注重全价值链 选择对的合作伙伴

  对联合利华来说,文印外包的优势是显而易见的,不但提高了设备的可管理性,还保证了服务的及时响应和设备的可用性。惠普的一整套完备的标准化文印管理流程,从设备采购的需求提出,到设备安装、维修,每个环节都可以提供专业的服务。

  “前段时间,联合利华中国的销售和订单系统升级,对打印设备的可靠性提出了很高的要求。这个系统升级之后,库存都是实时更新的,订单必须实时打印出来,如果打印设备不能随时响应的话,将对销售产生不利影响。但是惠普的工程师让我们很放心,因为他们的响应速度非常快,有时候在紧急时期,他们还会在我们公司待命。”沈锋说。

  虽然联合利华中国的打印设备并非单一品牌,但惠普是唯一的服务提供商。惠普在优化文印环境、节约成本方面也提供了许多咨询服务。按照“平衡部署”原则,即结合企业每个部门的实际打印需求,对打印设备的放置位置进行合理规划。企业每个部门都有独特的打印需求,有的偏重高速度,有的则偏重高品质,通过平衡部署,可以有效解决员工效率问题,既不会因为短期打印量过大导致打印机故障,也不会因为打印质量不够而影响沟通和理解。

  除此之外,惠普还为联合利华中国的文印设备统一配置了双面打印、刷卡认证、自动开关机等功能,不仅帮助其节约了资源,统一的打印网络还方便了IT部门对设备的管理。比如刷卡认证,每台惠普一体机设备都可以实现员工身份识别,直接刷员工门禁卡就能完成打印,既免去了统一登记的环节,又实现了对打印任务的监控,减少了不必要的浪费。同时,惠普对耗材的回收处理也非常环保。

  全面文印这种模式给联合利华带来了极大的节省,并提高了员工的办公效率。如今,在实施了惠普全面文印管理服务(MPS)之后,联合利华的人机比(员工与打印机的比例)已经从之前的15:1,减少到了20:1。除此之外,以前,联合利华每年大约2000多万张的纸张用量,也减少到了1300万张左右,节省了大约38%。

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