富士施乐无纸化订房方案助力香格里拉酒店

  【天极网办公频道】近日，以可持续性经营著称的香格里拉酒店集团正式启用“无纸化订房系统”。“无纸化订房系统”是富士施乐针对香格里拉酒店客房预订部无纸、高效、无误的需求量身定制的文件管理解决方案，以帮助其优化客房预订业务流程、提高工作效率，实现真正全程无纸化客房预订。目前，无纸化订房系统已在香格里拉酒店集团中26 家中国以及24家海外酒店成功应用，并逐步在所有香格里拉酒店实施。“无纸化订房系统”的实施不仅助力香格里拉集团实现可持续性发展和经营的目标承诺，也令香格里拉集团成为酒店朝着低碳服务方向发展的典范。

香格里拉酒店集团

  作为亚太地区最大的豪华酒店集团，香格里拉酒店集团是世界公认的最佳酒店管理集团之一。2010年，香格里拉酒店集团设定了减少碳排放的目标，即到2015年将集团的能源消耗降低20%的发展目标。为了实现这一环保目标，香格里拉的每一家酒店都采取了相应的减排项目并采取一系列举措，如室内外照明转换为LED照明、采用中水回收和再利用系统、应用环保产品等。

  此次，香格里拉酒店集团与富士施乐就客房预订部无纸化预订和入住系统进行了深入合作。作为香格里拉酒店最核心的业务部门，订房部集中了大量来自传真、网络、邮件不同渠道和文档格式的客房订单。如何实现这些订单的有效处理、分类、保存和查询，成为酒店预定工作顺利开展的关键。富士施乐“无纸化订房系统”通过一台数码复合机和文件管理软件DocuWorks有效实现了纸质文件和电子文件的无缝结合，使酒店的整个预订工作流变得更加便捷、高效。采用该解决方案后，各类订单均被统一电子化后转换为Docuworks格式并存放于系统共享文件夹，工作人员根据各自职责将相关文件从共享文件移到各自电脑，再针对客户具体需求如到店日期等紧急程度进行预订、审批、确认等，处理完的订单无须打印即可一键传真回复给客人，客人确认回传的订单将根据时间进行电子归档。

  据富士施乐监测统计，香格里拉酒店采用该解决方案后，每个订单处理时间由原来的36分钟降低至5分钟，工作效率提升了84%，而单据的错误率则从10%降低至4%，丢失率更减少了97%。此外，在纸张使用方面，酒店预订部门每年预计可节省用纸50%。

  值得一提的是，通过富士施乐“无纸化订房系统”，香格里拉酒店还成功实现了预订部、前厅部以及财务部的业务连通，形成了一体化的电子工作平台。三个部门均可通过该系统实时查看预订信息，以便其分配预订房间、跟进确认付款等。

  香格里拉酒店集团始终恪守可持续性发展、持续践行的发展理念，致力于为宾客提供舒适的入住体验。而富士施乐一直倡导低碳办公理念，是节能环保办公产品与解决方案的市场领导者。此次香格里拉酒店集团与富士施乐联手打造酒店低碳服务，势必会带动整个酒店行业的节能减排向纵深化发展。