老板你就偷着乐 畅谈文件集中管理解决方案

  【天极网办公频道】有数据统计，办公使用的成本约30%是被不正当的使用浪费掉的，作为企业的管理者，不论是在耗材的节约上，在管理上同样也要防止铺张浪费，最大限度的节约办公成本。管理不佳的打印设备就像没有关紧的水龙头，将企业的利润滴滴流走，现在，该到CIO拧紧水龙头的时候了。用户对打印机的护忽视，致使付出了许多无谓的成本。

  在很多企业，尤其是一些管理松散的企业，员工利用公司的打印资源打印私用资料的风气让人瞠目结舌，打印的私用资料如：网络小说、时事新闻、私人照片、图片及其他资料。据一家全球主流打印机厂商调查，办公室内的打印成本浪费率高达40%，25%为打印与工作无关的私用资料，15%则是不负责任的打印浪费。

  一个朋友在装饰房子前的一个月，每天上班时在网上查找了一大堆关于装饰知识、装饰公司、装饰材料、装饰设计、装饰图片等资料，然后打印出来带回家和女友一起商量。他打印的这些资料，相当于他两年内正常工作的打印量，仅彩色图片就打印了300多张，其中还有不少是通过照片打印机打印的。

  鉴于对企业打印成本的浪费，让企业管理更加集中化，在成本的节约和使用上，前期的集中管理的投入上必定能给企业带来更低的后续使用成本。需要对企业做出判断，推荐相对应的解决方案，企业的管理应当重视这部分隐性成本。

  如何集中文件打印管理

  通过打印机的管理软件对日常打印进行管理和监控，这是有效文件打印管理的有效措施。顾名思义，打印管理软件最重要的功能还是对打印的管理和监控。对于单台网络打印机的环境来说，管理功能集中在对各个部门打印控制。例如：设置拒绝打印的文档类型和文档名关键字进行过滤，通过设置打印时间段来限制打印等，可以从一定程度上缓解打印浪费的现象。

  对于应用多台网络打印机或打印服务器的环境来说，管理功能还可以起到协调打印资源，提高打印效率的作用。用户可以对打印服务器、打印机、各部门用户组进行分别设置，根据不同的打印数量、纸张尺寸、打印速度等要求，为多个网络打印机设置不同的优先级。

  对于监控功能，我们更加熟悉的可能是对打印队列状态、墨盒状态、打印机工作和故障情况等网络打印机自身的监控。实际上，好的打印管理软件还可以查看各个部门的打印页数、打印时间、计算机名、纸张大小，甚至是打印内容，并保存成日志供管理人员统计分析。

  不论管理还是监控来说，最终目的还是节约网络打印机的打印成本。因此，打印管理软件的计费功能同样十分重要。它可以在统计某个部门、某个时间段内打印量的基础上，根据用户自己设置的计费方式计算出这个部门的打印费用，进而分析整个企业的打印费用支出。让打印有据可查，不再铺张浪费，有效的节约办公成本。

  集中管理成为打印未来趋势

  集中文件管理给每一个企业都带来了成本的巨大节约，作为企业的管理者，清晰的对办公成本支出的账单进行统计，能给企业的带来其中不必要的隐形浪费，带来的回报同样是巨大的。

  对企业CIO来说，提高企业核心竞争力，一方面通过降低成本和提高生产力，另一方面关注绿色环保，实现企业可持续的发展。引导用户关注打印环境管理尤为重要，实现企业内部的精准打印，节约不必要的浪费，让办公更加高效合理的支出是众多企业面临的管理问题。

  成本控制是企业管理的一个重要方面，成本控制水平的高低也直接影响到企业管理水平的高低。因此，不断引进先进的成本控制理念和方法是提高企业管理者管理水平的重要途径之一。其中，办公中的打印成本是很重要的一个方面。面对众多企业的成本控制问题，集中管理模式在未来将逐渐发展成为固定模式被普及，将会有越来越多的管理者对这块成本进行重视，受益的终究是企业自身。