标书是检验打印机的最高标准 解读南车案例

  【天极网办公频道】“投标”对于所有有销售任务的公司来说都是再熟悉不过的词儿了，这基本上是每个公司最大的收入来源，因此销售部门大都云集着公司里的精兵强将。同样，这里也是众多性能出众的设备的集合地，为奋战在“攻城略地”一线的销售人员提供强大的后方支持。OKI C810dn就是南车二七车辆有限公司市场营销部最新试用的一台A3高速彩色打印机，其主要任务是输出他们在投标过程中最重要的“武器”——投标书。

  100分：标书制作的最低要求

  南车二七车辆有限公司市场营销部主要承担各种投标任务。刘缜部长告诉我们，投标的过程是非常激烈的，各投标单位之间的差距并不是特别大，尤其是最后评出的前三名，不分伯仲。上级单位为了让投标过程更加规范透明，在评标的时候有很多的规则，除了投标价格、设计生产水平、公司实力等硬指标外，对标书本身的制作也有相应的要求，如版式规范、页面干净没有污点、图纸清晰等等。如果有任何一条不能达标，都会进行扣分，如果扣分达到一定的数目，就会被废标，直接出局。

  这个责任可是太重大了，刘缜部长说这基本就关系到全公司几千人的生存问题，因此他除了要求相关的负责人提供更加具有竞争力的价格、更好的设计水平以及更好地展示他们的生产实力外，更要求负责人把好标书制作关，决不能在这种无谓的地方失分。前面我们也说过，很多公司之间的差距其实只在伯仲之间，如果在这样的地方失分，实在是太不应该，也太不值得了。

  因此，在南车二七车辆有限公司市场营销部里，有专门的一个房间是“投标室”。这里的设备之全、标准之高真是出乎了我们的意料——两台A3彩色激光打印机，两台黑白复印机，一台裁纸机，一台装订机，几乎是一个小型的印刷厂了。在2010年1月份，这里又新增加了一名新成员：OKI的A3彩色高速LED打印机C810dn。

  刘缜部长说，这些设备都是专用的，仅用来输出标书。之所以打印机和复印机，都有两台以上，主要是备份的考虑。标书制作周期很紧张，像报价等信息都是在最后时刻才能定下来的敏感数据，因此标书很多时候都是连夜制作，然后第二天提交。在这样的情况下，如果输出设备出现问题，不能输出，那带来的后果可以说是毁灭性的。

  那为什么不采用外包的方式进行输出呢？南车二七车辆有限公司市场营销部主管国际投标业务的吴书田主任告诉我们，他们以前也采用过这样的方式，但是这种方式的主要弊端有三个：第一是涉密问题。标书是非常机密的文件，如果流传到竞争对手那里，后果不堪设想。如果拿出去输出，无论采用什么办法都很难杜绝这种问题的发生。防患于未然，机密的文件还是自己输出比较好;第二是流程的问题。前面说过，标书很多时候都是连夜制作，必须实时监控其打印质量，把一些质量不好、或者有错误的页面挑出来重新打印，在外包商那里很难无缝地实现这样的服务;第三个是财务制度的问题。南车二七车辆有限公司的财务制度对于这样的外包方式，需要审批，手续比较麻烦。

  OKI C810dn带来两大变化：流程简化和环保

  南车二七车辆有限公司市场营销部所制作的标书一般都需要输出7份左右，其中5份送给招标机构，主要是给专家组评标使用，还有2份是留档保存的。每个标书有100~200页左右，输出量比较大。

  以往，市场营销部都是用彩色激光打印机输出2本标书作为原件，其他5本都用复印机复印作为副本。这样的流程似乎有些“自找麻烦”的嫌疑，不过理由却是非常充分的——第一，办公室里原有的2台彩色激光打印机的打印速度不快，比复印机差很多，在连夜制作标书的日子里，效率实在是太重要了，谁也不想在累得“人仰马翻”的时候还忍受着打印机慢慢吞吞地工作;第二，彩色激光打印机的后期成本高于复印机。因此这样的方式虽然麻烦一点，但是成本能够节省一些。

  在2010年1月份，南车二七车辆有限公司市场营销部试用了OKI最新推出的彩色高速LED打印机C810dn，帮助他们解决了打印之后再复印的麻烦。

  OKI C810dn的打印速度高达黑白32ppm，彩色30ppm，比他们原来使用的彩色激光打印机的速度快很多，甚至比原有复印机每分钟25页的速度还要快。因此用户完全没有必要再因为效率问题而把工作流程弄得很复杂了。7份标书在一台打印机上一气呵成，既简单又方便，而且所有的标书质量都能保持在一个水准上。

  而且对于OKI C810dn的输出质量，刘部长和吴主任都表示赞许。标书里会附上一些二七车辆有限公司所生产的相关车辆的图片，这些图片都需要用彩色来输出，以更好地展示产品。他们认为OKI C810dn打印的彩色很真实，颜色很好看，能够较好地表现出他们车辆的真实水平。

  另外，OKI C810dn还给市场营销部带来了意外的收获：超A3 幅面输出和无臭氧异味散发。标书的封面比标准的A3纸张更长一些，这样才能给书脊留出空间。OKI C810dn所具有的1320.8mm长幅打印功能简直就是为这类应用量身定制的，最长1320.8mm的输出幅面对于再长的封面也能够轻松应对了，而这项工作在普通的激光打印机上是很难完成的。另外，听我们介绍了OKI C810dn是一台LED打印机，几乎没有臭氧散发时，刘部长表示这个性能非常好，因为他们在连夜工作时，实在不愿意在受臭氧的危害了。以往复印机的味道特别重，大家都很不喜欢长时间在复印机旁边工作，怀孕的女同事甚至不愿意进那个房间。

  关于后期耗材，OKI C810dn采用的是鼓粉分离的方式，比鼓粉一体式的耗材更加经济。并且吴书田主任认为，即便OKI C810dn的后期耗材成本不如复印机，但是它可以直接打印双面，这样可以为他们节省很多的纸张。不仅让标书看起来更加专业，而且标书的厚度降低了，他们在装订的时候也会更加方便一些。并且只用一台产品就能完成整个标书输出过程，也能节省不少精力，同时也可以节省后期产品的维护费用。因此刘部长认为，OKI C810dn完全可以将市场营销部原有彩色激光打印机和复印机的工作都接过来了。