给力公文管理 万户ezOFFICE成高端OA宠儿
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【天极网办公频道】对党政机关和很多企业来说,公文是日常业务和管理中的必要性和经常性工作。公文管理作为组织管理中传递信息、交流情况、商洽工作的重要工具,是组织内外日常办公不可缺少的重要应用。如今,越来越多的企事业单位开始利用OA(万户OA官网: www.whir.net)办公系统来进行日常的公文管理。OA办公系统中的公文管理模块也自然成为核心应用,成为用户判断OA办公系统优劣的主要依据。由此,如何充分发挥OA办公系统的优势,打造更为规范、有序、高效的公文管理,成为一个非常值得探讨的问题。
通常情况下,人们对公文管理的理解,无外乎收发文管理、公文交换等。但事实上,做好公文管理其实是一个体系化的工作。一套完整的公文管理体系,需要涉及知识管理、流程管理等多个模块的联动协同作用。市面上不少OA办公系统在公文管理上都存在着不足,亟需改进。作为国内最早从事B/S架构应用软件开发的专业厂商,万户网络总结多年经验,推出了具有强大的公文管理功能的ezOFFICE。
万户ezOFFICE公文管理系统是以工作流为基础定义的特殊工作流模块,主要负责实现内部公文管理电子化,由电子行文代替手工行文,解决公文传递慢及成本高、信息不及时、不同步、办理情况不易于跟踪,办理意见不利于查阅等问题,并具有以下特性:
公文表单
除了默认表单之外,管理员可以自定义收文、发文、文件送审签的表单,可以为不同的子单位建立不同的表单,同一表单可以定义多个流程并且控制流程权限,让不同的用户使用不同的流程。
痕迹保留、电子签章、手写签名
发文与文件送审签等支持WORD/WPS在线编辑,WORD与WPS的修改痕迹可以保留,根据需要显示干净的文档与有修改痕迹的文档;支持电子签章功能;支持手写签名。
文档模板及WORD与HTML交互
公文管理模块提供了自定义标签字段和公文模版的功能,可满足各单位各种发文格式的需要。管理员可以自己设计单位的各类红头文件格式,在发文流转中,指定用户可以直接将编辑好的正文套用模板,并且将文号等信息自动加载到正文中。
办理查阅
系统对收发文的办理情况提供了丰富的查询功能,可以按多个关键字查询以了解收发文的办理情况。
消息提醒与查看跟踪
系统在收发文的办理过程中提供了短信、即时通讯等多种手段提醒下一办理人,并可以通过短信方式提醒所有收文用户并能够跟踪用户的收文情况。
丰富的参数设置
系统提供了文号、流水号、主题词等多种基础设置功能,其中文号设置满足多机关代字同一编号,支持跨年度是否重排及特殊效果的文号模式的设置,主题词采用国家标准的主题词设置等。
收发文互相触发
系统支持收发文的互相触发,收文可以转发文和文件送审签,发文可以转收文,并可以跟踪发文转收文后的办理进展。
PDF及WORD
系统支持发文时发送WORD或PDF文件。
扫描接口与OCR识别
系统提供了与扫描仪的接口,收文发文时纸质文件可直接扫描录入,同时结合WORD自带的OCR识别功能将附件可以识别成文本文件。
公文交换
同构系统支持跨系统多单位的公文交换,异构系统支持导出xml格式的公文交换。
在组织内部顺利实施之后,万户ezOFFICE能帮助用户成功实现收文管理和发文管理及文件送审签等办理过程的自动化,利用工作流引擎可灵活设定公文流程,自动进行流程跟踪、催办、查办,并可归类存档,进行全面的信息化管理。
如今,公文管理系统作为高端OA的重要模块应用,能够帮助用户从繁琐的公文收发事务中解放出来,全面提高办公管理水平和工作效率。而在公文管理功能上有着杰出表现的OA办公系统则更能受到用户欢迎,这一点在万户ezOFFICE上得到完美体现。通过提供强大的文公管理功能,万户ezOFFICE已成为高端OA中的宠儿,备受党政机关和大型企业的青睐。
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