企业打印管理服务助力企业提升效率降低成本

  【天极网办公频道】在经济增长滞缓、竞争日趋激烈的大环境下，很多企业都在寻找能够有效控制成本、开源节流的良方。正如世界很多发达国家一样，越来越多的中国企业也开始通过将非核心业务外包来提升工作效率、降低成本，目前被应用最多的就是企业打印管理服务。然而提到企业打印管理服务,市场有两种截然不同的服务形式：一种是将企业文印设备的维护、零配件和耗材的更换等全部交由服务商负责的全包式售后服务。另一种则是根据企业日常文印需求、设备使用状况及分布等的全面评估，对所有文印设备进行剔除、老旧设备替换并重新布局，同时对所有设备的使用、维护等进行全面管理，从而实现更高效便捷的文件输出、共享、存储，这种服务是通过第三方对所有文印设备的整合管理提升业务流程，降低文印成本。

  事实上，第一种全包式售后服务在文印市场已经相当普及，包括富士施乐、惠普、柯尼卡美能达等厂商都先后推出了相应的服务：客户每月根据实际打印、复印量支付费用，而服务商则提供设备日常运行所需的零配件和除纸张之外所有耗材以及相关服务，并定期主动对设备进行维护、保养和耗材更换。这种服务的最大特点就是能够确保用户的文印设备“永不停印”，并将设备故障的风险转为由服务商承担。这种全包服务由文印巨头富士施乐于10多年前推出后便很快被市场接受和普及，目前已成为文印、快印等行业采用最多的一种售后服务模式。

  而国际公认的企业管理打印服务则是第二种，它整合了文件印刷、输出、制作的全过程，并涉及到远程文印管理、文印中心管理、邮件管理、打印外包等服务内容，无论是在办公室还是移动办公环境，通过企业打印管理服务，都可以帮助客户管理文件流转和使用的各个环节，提升客户办公效率及文件质量。对于这种新型的外包服务模式，越来越多的企业已经意识到它所带来的价值：首先，文件外包服务专家可以运用精益管理工具明确的评估出和量化企业文印管理部分的成本如何控制，使原先模糊的成本结构变得非常清晰、可控、可衡量,并使得整个文印的流程被优化，让企业不用为打印应用分散不必要的财力、物力和人力;其次，从社会资源的角度，还可以使文印管理更加节能、环保和低碳，实现资源的共享和利用，提升固定资产的利用率。目前，能提供国际标准的企业打印管理服务的厂商只有富士施乐，因为该服务对服务商的产品、解决方案、服务能力、运营服务架构都有相当高的要求，只有具备丰富的产品和解决方案、专业的文印管理能力和服务实施经验的厂商，才能通过企业打印管理为不同企业改善业务流程、降低整体文印成本、助力企业创造更多价值。

  让我们通过广东省电力设计研究院的案例详尽了解一下企业打印管理服务是如何帮助企业节省成本、提升效率的。广东省电力设计研究院是位居全国电力设计行业第2位的大型企业，每天都有大量的大幅面专业设计图纸需要打印，还有大量文件需要制作。此前，研究院每年仅用于印制出版的相关费用就有1000多万元，但人手不够、效率低下等问题依然层出不穷。根据设计院面临的问题，富士施乐为其建立了印制出版服务站，在原有设备的基础上，增配了富士施乐生产型彩色数码印刷机DocuColor 8002一台，及两台富士施乐企业级高速黑白数码多功能机4112，并配备了专业的工作人员进行现场服务。富士施乐在完成设计研究院的全部文档和图纸制作的工作流程梳理和优化整合后，各部门的各类文件都可交由该服务站完成。在服务过程中，富士施乐工作人员根据任务的不同将文件印制工作分为日常、一般、急、特急几个等级，并由不同的工作小组进行整体管理。

  同时，由于服务站的所有设备(包括富士施乐及其他品牌的文印设备)都由富士施乐负责维护，设计院彻底摆脱了在设备日常维护与保养、机器故障、零配件与耗材更换等方面的后顾之忧。采用富士施乐的企业打印管理服务后，研究院无论文印质量、效率、还是成本控制，都得到明显的改善。据统计，其印制出版的工作准确率达到99.78%;包括设备购置、设备维护和耗材及纸张在内的整体成本降低15%左右。

  毫无疑问，企业打印管理服务可以通过非核心业务——文印管理的外包带给企业更优的投入产出比，不失为企业实现资产“瘦身”、提升核心竞争力的有效举措。而对于用户来说，在选择服务时，更需要根据自己的需求谨慎辨别企业打印管理外包服务和文印设备的售后服务，才能选到最合适的服务模式。