AOFAX数码传真系统之邮件发传真说明

  【天极网办公频道】数码传真系统也被称为无纸传真机、网络传真机、电子传真机、电脑传真机、传真软件、传真系统、传真服务器等，其核心是利用电脑和网络技术，实现无纸收发、网络共享、电脑管理等功能。数码传真产品在当前绿色环保和人工费用不断上涨的情况下，深受广大用户欢迎。金恒科技(深圳)有限公司推出的3G-FAX和AOFAX是这一领域的顶级品牌，代表当今传真技术的最高水平。

  AOFAX系列数码传真和传真服务器产品型号齐全，功能强大，从价值二三百元的迷你型数码传真机到几十万元的传真服务器，从民用到军用和公安专用，从国内到国外使用，用户数已达上百万之多。为了让用户更方便的使用，AOFAX数码传真系统同时支持四种操作方法，分别为客户端软件模式(C/S)、网页收发模式(B/S)、电子邮件收发模式(E/S)、以及接入用户已有软件模式(也被称为二次开发)。本文将介绍AOFAX数码传真系统的“用电子邮件发送传真”的设置和操作方法，更多关于AOFAX数码传真和传真服务器的信息，请参考金恒科技官方网站www.AOFAX.com。

  一、概述

  AOFAX电子传真系统的邮件发传真功能只适用于企业型和服务器型，支持用户通过发送电子邮件的方式来发送传真。如下图所示：

  邮件发送传真需要指定一个支持POP3和SMTP功能的公共电子邮箱，当用户需要发送传真时，以指定格式发送电子邮件到公共邮箱中，AOFAX传真服务器会定时从公共邮箱中收取邮件，如果邮件格式正确且发件人合法则转换为传真发送出去，发送结果将通过回复邮件的方式发送到发件用户的电子邮箱中。

  二、配置服务器

  1、 准备公共电子邮箱：

  申请新邮箱或使用已有的电子邮箱(免费或收费邮箱均可)，该邮箱将只能做为邮件发传真使用，不能同时收发其它邮件(AOFAX传真服务器会自动收取并删除该邮箱的所有邮件，请确保邮箱内没有其它邮件)。记录下邮箱的POP3和SMTP服务器地址、登录帐号、密码等信息，确保邮箱能够正常使用(可以使用Outlook Express等软件进行收发测试)。

  2、 配置AOFAX传真服务器：

  启动AOFAX传真系统，在AOFAX管理器“工具”->“选项”菜单的“系统选项”对话框中的“扩展任务”属性页中，选择“启用扩展任务调度”和“启用电子邮件转发传真”，并输入正确的POP3服务器、SMTP服务器和帐户密码等信息(相关信息与Outlook Express中配置邮件帐户类似，其中“发件人地址”相当于Outlook中的“电子邮件地址”)，确保连接测试成功。

  为了防止非授权用户通过发送邮件到公共邮箱中发送传真，AOFAX服务器对公共邮箱中的邮件发件人进行了验证，如果不是合法的发件人，邮件将被丢弃。

  用户权限的配置在AOFAX管理器的“用户管理”界面中进行，在用户的“基本信息”中，选择“邮件发传真“权限并输入“电子邮件”信息，该邮件地址将做为该用户发传真时的发件人地址(该用户使用该邮箱向公共邮箱发送传真邮件)。当AOFAX传真服务器收到邮件并验证发件人地址与该用户的“电子邮件”匹配后，自动将发送传真日志记录保存到AOFAX管理器中该用户的发件箱中。

  三、发送传真

  1、 发送传真邮件：

  用户发送电子邮件时可以使用WEB发送方式或者Outlook Express等邮件收发工具软件。

  邮件的收件人填写为公共电子邮箱的地址，主题(必填)为收件人信息(格式参考后续说明)，邮件内容不限(AOFAX服务器对邮件内容不作处理)，待发送传真的文档(必需，格式参考后续说明)以附件的形式添加到邮件。

  邮件撰写完成后正常发送即可，注意发送邮件的邮箱地址必须与AOFAX用户信息中配置的邮箱地址一致。

  传真发送的结果将会以邮件回执的形式发回。

  2、 邮件主题格式：

  传真邮件的主题标明了传真的收件人，简单格式如下：

  国际区号-长途区号-传真号码/收件人名

  区号与传真号码之间以“-”(减号)分隔，号码与收件人名之间以“/”(斜杠)分隔，国际区号、长途区号和收件人名均可以不填(区号不填写将自动默认为服务器配置的本地区号)。如以下均为合法格式：

  86-755-83235170/金恒科技

  755-83235170/金恒科技

  83235170/金恒科技

  83235170

  如果要群发给多个收件人，多个收件人之间以“;”(分号)分隔，其中每个收件人信息的格式同上，如以下所示：

  86-755-83235170/金恒科技; 86-755-83235180/傲发科技

  10-666666/张三;20-777777/李四;86-755-888888/王五

  对于特殊情况下(比如发送即时传真)，收件人的信息中还允许指定傲发号和收件人2，格式如下所示：

  国际区号-长途区号-传真号码|傲发号/收件人名1|收件人名2

  传真号码与傲发号之间以“|”(竖线)分隔，收件人名1和收件人名2也同样以“|”(竖线)分隔。传真号码和傲发号可以同时填写，也可以只填傲发号不填 传真号码，收件人名1和收件人名2可以不填写，如以下所示：

  86-755-83235170|AF90000098/金恒科技|张三

  86-755-83235170|AF90000098/金恒科技

  86-755-83235170 /金恒科技|张三

  83235170|AF90000098/金恒科技

  AF90000098/金恒科技

  AF90000098

  需要特别说明的是，邮件的主题必须严格按照以上格式填写，特别是区号和传真号码必须分开填写，如果不以“-”分隔，将会导致发送失败。如“075583235170”为错误写法，正确应为“755-83235170”。如果没有长途区号则填0，如“852-0-999999”。发内线传真时区号均填0，如“0-0-123”。

  3、 附件文档格式：

  所有通过邮件附件提交的待发送传真文档(单个或多个)，都是在AOFAX传真服务器端转换成传真格式文件(.sfx)的，因此，如果要发送某种格式的文档时，这种格式的浏览器或编辑软件必须安装在AOFAX传真服务器上，比如常用的OFFICE软件等等。

  能实现自动转换的常用格式有：.doc、.xls、.txt、.pdf、.wri等。另外有些软件不支持自动转换功能，如WPS等，即使安装了这种格式的软件，也不能实现自动发送。同时建议提交的文档不要感染病毒，不要有密码等。